മാർച്ച് മാസത്തിലാണ് സാധാരണയായി സ്കൂളുകൾക്ക് TA Allotment, DDE Office ൽ നിന്ന് അനുവദിക്കുന്നത്.
മിക്കവാറും അതിന് പ്രത്യേക അറിയിപ്പൊന്നും ലഭിക്കില്ല,എല്ലാദിവസവും BIMS നോക്കുക.അല്ലെങ്കിൽ DDE Office മായി ബന്ധപ്പെട്ടുകൊണ്ടിരിക്കുക.
Allotment ആയിക്കഴിഞ്ഞാൽ SPARK ൽ TA Bill ചെയ്യുന്ന വിധം
🔖BiMS ൽ Login ചെയ്ത് Allotmentൽ Viewൽ Allotment നോക്കുക.
🔖Allotted Amount നീലനിറത്തില്‍ കാണുന്നുണ്ടാകും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ GO നമ്പര്‍, GO തീയതി, ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പര്‍, തുക, അലോക്കേഷന്‍ തീയതി എന്നിവ കാണാന്‍ കഴിയും.
(Bill ചെയ്യുമ്പോൾ ആവശ്യമാണിത്)
Allotment അനുസരിച്ച് Spark വഴി TA Bill തയ്യാറാക്കാം.
🔖BiMS ൽ വന്ന Allotment Spark ൽ Update ചെയ്യുകയാണ് ഇനി ചെയ്യേണ്ടത്.
Spark തുറന്ന് Accounts - Initilisation - Head of Account - Get Headwise Allocation from Treasury- എന്നതിൽ Click ചെയ്താൽ Update ആവും.
തുടർന്ന്
🔖Accountsൽ Claim Entry - Regular Employees എടുക്കുക. ( Relieve/Retire ചെയ്തവരുടെ Claim Entry നടത്തുന്നതിന് Relieved/Retired Employees ഉപയോഗിക്കാം.)
Department, Office, Name of Treasury, Nature of Claim, DDO Code, Period of Bill (Eg:01/06/2023 to 30/10/2023) എന്നിവ നൽകുക.
ഇതിൽ Nature of Claim എന്നത് TA Final Claim (Tour) ആണ്.
BiMS ൽ തുക വന്നിരിക്കുന്ന Head നോക്കി Expenditure Head Select ചെയ്യുക.
Salary Head of Account, Mode of Payment എന്നിവ Select ചെയ്യുക.
താഴെ PEN No. Select ചെയ്യുക.
Month of journey(ഏതു മാസം മുതലാണോ ക്ലൈം ലഭിക്കേണ്ടത് ആ മാസം മുതല്‍ തുടര്‍ച്ചയായി എന്‍ട്രി നടത്തുക ആ സമയത്തെ Basic Pay അനുസരിച്ച് TA നോട്ട് തയ്യാറാക്കണം) , Month of journey,Year of journey( ഇവിടെ ഒരു കാര്യം ഓര്‍ക്കുക Period of Bill ല്‍ കൊടുത്ത മാസവും വര്‍ഷവും നല്‍കണം ) Month of claim ,Year of claim എന്നിവ നൽകുക - less advance Refund Amount Refund Date Refund challan no എന്നി ബോക്സുകള്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് ബാധകമെങ്കില്‍ ആ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍ക്കുക( ബാധകമല്ലെങ്കില്‍ ഒന്നും നൽകേണ്ടതില്ല )
Sanction order No, Sanction order Date (BiMSൽ നിന്നും കണ്ടെത്തിയത്) നൽകുക.
Amount Payable എന്നതിൽ Amount (നിങ്ങളുടെ Basic pay അനുസരിച്ച്) നൽകി Insert ചെയ്യുക. Submit കൊടുക്കുക.
ഒരു മാസത്തില്‍ ഒരു എന്‍ട്രി മാത്രമേ സാധിക്കൂ
തുടർന്ന് അടുത്ത മാസങ്ങളിലേതും ഇതു പോലെ ആവർത്തിക്കുക.
പൂർത്തിയായാൽ Claim Submit ചെയ്യുക.
Claim Approval ൽ പോയി Claim Select ചെയ്ത് Approve ചെയ്യുക.
(ഇവിടെ Period of Bill ശരിയാണോ എന്ന് ശ്രദ്ധിക്കണം.)
തുടർന്ന്
🔖 Accounts - Bills - Make Bill from Approved Claimsൽ Department, Office, DDO Code, Nature of Claim എന്നിവ കൊടുത്തു ബില്‍ Select ചെയ്യുക.
താഴെ കാണുന്ന Print Bill ഉപയോഗിച്ച് ബില്‍ പ്രിന്‍റ് എടുക്കാം.ബില്‍ ശരിയെങ്കില്‍ e-Submit ചെയ്യാം.
ബില്‍ പ്രിന്‍റ് വിണ്ടും എടുക്കാന്‍ -Accounts >Bills >View Prepared Contingent Claims എന്ന മെനു സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.
Aided Institution ന്
Make Bill നൽകിയാൽ Forward Approval Option വരും. DSC Tocken Password നൽകി Bill Confirm നൽകുക.
( Forward ചെയ്തവ Bills - View status of forwaded Bills എന്ന Menuവിൽ നോക്കുക.)
AEOയിലേക്ക് Forward ചെയ്യപ്പെടുന്ന Bill അവിടെ നിന്നും ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥർ Verify ചെയ്ത് Approve നൽകിയാൽ Esubmision നടത്താം.
Bill (A4 Print മതി ), മാനുവലായി തയ്യാറാക്കിയ Tour TA Note (AEO Countersign ചെയ്തത്) സഹിതം ട്രഷറിയിൽ സമർപ്പിക്കാം.
